Mange virksomheder afholder løbende stormøder eller konferencer. Afholdes disse på succesfuld vis, vil deltagerne have mulighed for at blive engageret, inspireret og informeret. Dog er det ikke blot en selvfølge, at stormødet eller konferencen bliver en succes – og faktisk bør virksomheder sørge for at udarbejde en taktik for arrangementet. På denne måde er der størst sandsynlighed for, at stormødet eller konferencen giver deltagerne inspiration og motivation. Men hvordan afholder du så en kreativ konference? Det kan du blive klogere på her.
Planlægning: Form, sted og tid
Først og fremmest er det nødvendigt at foretage en grundig planlægning af arrangementet. Her skal der naturligvis fastsættes en dato og bookes mødelokaler og konferencelokaler til afholdelse af arrangementet. Der findes mange forskellige konferencecentre rundt om i landet, som er specialister i at afholde sådanne arrangementer. Her får du altid den fornødne service og brug af mødelokaler og konferencelokaler, og af denne grund kan du med fordel alliere dig med et konferencecenter.
Det er vigtigt at tage stilling til arrangementets form, når der bookes mødelokaler og konferencelokaler. Nogle arrangementer kræver adgang til parallel-lokaler eller break-out-lokaler i nærheden, mens andre arrangementer blot kræver plenumlokaler. Dette er noget, som virksomheden vil kunne få råd og vejledning til hos det enkelte konferencecenter.
I forhold til tid er det godt at foretage en god research. Består deltagerlisten af mange eksterne deltagere, er det f.eks. fordelagtigt at undersøge, hvorvidt lignende arrangementer afholdes for målgruppen – og mange af målgruppens deltagere derfor er forhindret i at deltage. Det er ligeledes en god idé at undersøge områdets andre arrangementer, hvis der er tale om møde eller konference med overnatning. Herved mindskes risikoen for, at nærliggende hoteller allerede er booket.
Varighed, form og størrelse
Så snart den gængse del af planlægningen er på plads, er det nu tid til at overveje arrangementets varighed, form og størrelse. Udarbejd et ambitionsniveau, og overvej budgettet dertil. Efterfølgende skal rammerne for dagen planlægges, således at deltagerne får mest muligt ud af arrangementet.
Ved lange arrangementer bør der indlægges pauser til notering, refleksion og snak deltagerne imellem. Dagen kan også brydes op med filmklip, afstemninger, chat, word clouds, surveys, slido og mini-møder.