Ofte er det nødvendigt at booke sig ind i et mødelokale, konferencecenter eller konferencelokale. Uanset om virksomheden har brug for at indgå aftaler med potentielle samarbejdspartnere, lukke store aftaler, ryste de ansatte sammen i form af teambuilding eller lignende, så vil det være muligt at føre dette ud i livet i et mødelokale eller konferencecenter. Men hvordan finder du de bedste rammer? Det giver vi dig tips til i denne artikel.
Overvej placering – tæt på virksomheden, kunder eller samarbejdspartnere?
Afhængigt af mødets eller konferences indhold gælder det om at overveje placeringen nøje. Er der tale om aftaler mellem potentielle kunder eller samarbejdspartnere, kan det klart være en fordel at booke mødelokaler eller konferencelokaler tæt på kunderne eller samarbejdspartnerne. På denne måde giver du som virksomhed udtryk for, at I er villige til at gøre meget for den anden part.
Er der derimod tale om en omgang teambuilding for medarbejderne, er det selvfølgelig mere passende med en placering tæt på virksomhedens egen adresse. Herved skal de ansatte ikke bruge lang tid på transport. Dog er der også fordele ved at vælge mødelokaler og konferencecentre længere væk. Dette skaber nemlig nogle helt nye rammer for medarbejderne, hvilket kan styrke motivationen yderligere.
Vigtigt at lokalet har moderne AV-udstyr
Uanset om eventet er af stor eller lille størrelse, vil det ikke være muligt at undvære diverse former for AV-udstyr. Afvikling af både møder og konferencer forløber nemlig bedst, hvis der er moderne AV-udstyr tilgængelig – og det skal naturligvis virke upåklageligt. Derfor er det en god idé at sikre dig, at mødelokalet eller konferencelokalerne tilbyder godt udstyr.
Er der tale om en stor konference, kan det ligeledes være en fordel at vælge et konferencecenter med tilhørende tekniker. På denne måde er I sikre på hurtigt at kunne komme videre, hvis teknikken skulle drille.
Længerevarende arrangementer kræver lækker mad
Hvis eventet er længerevarende, er det selvfølgelig nødvendigt at tilbyde deltagerne mad og drikke. Faktisk er det god skik at servere kaffe og snacks uanset mødets eller konferences længde – men arrangementer over flere timer stiller især høje krav til maden. Her gives det bedste indtryk nemlig, hvis maden er velsmagende og lækker – og ikke blot en billig løsning.
Det er forskelligt fra sted til sted, hvilken form for servering der tilbydes. Husk at tage hensyn til eventuelle allergier, religioner samt madvaner i form af vegetarer og veganere. Det viser et kæmpe overskud, medmenneskelighed og inkludering, hvis alle deltagere kan få opfyldt deres madbehov.