Vi har alle sammen prøvet at sidde i et mødelokale, konferencecenter eller konferencelokale og kigge dødt op på en PowerPoint med en puls på 10. Det kan være faretruende kedeligt. Sådan skal jeres møder og konferencer ikke være!
De skal være spændende. De skal være interessante. Jeres samarbejdspartnere, investorer og ansatte skal være med fra start til slut, ellers giver mødet jer absolut ingenting.
Skær ned for det overflødige
Et spændende møde har sjovt nok altid grønne tal eller mulighed for grønne tal i en fremtid som sit udgangspunkt. Det er tallene på bundlinjen, som bestemmer en virksomheds humør – det er klart. Derfra og så til, at jeres møde bliver godt, bare fordi regnskabet er godt eller solidt, er ikke ligefrem bestemt på forhånd.
I stedet skal fokus lægges på ordstyreren og præsentationen. Alt det, som kan læses på forhånd eller baghånd, skal der ikke dvæles længe ved. Al smalltalk, som tager tid, og som ingen er synderligt interesserede i, skal kun fylde minimalt. Kort sagt: Alt det overflødige skal pilles fra.
Skriv budskabet ned, de overordnede linjer. Arbejd så ud fra det, ud fra din præmis, dit budskab – det, du vil sige. Alt, der ligger derudover, kommer af sig selv, og der skal dit fokus ikke ligge. Så bliver det nemlig et kedeligt og dårligt møde i konferencecenteret.
Indøv din præsentation
Hold lytterne vågne. Tal og et langt regnskab skal ikke fylde særlig meget. Det kan læses på forhånd, og det putter kun hele mødelokalet i dvale.
Brug i stedet tid på at fortælle, hvad regnskabet betyder, hvad der skal laves om og gøres bedre. Det ved du på forhånd, og det skal øves på forhånd. Gå igennem de punkter, som er vigtige. Hvis det er for meget at skrive ordene ordret ned, så skriv som minimum de punkter, du vil dække, og lær dem, så godt du kan. Det gør lytterne interesserede, at du faktisk har forberedt dig, inden du satte dig ved bordet i mødelokalet.
Inddrag parterne i planer og udvikling
I tråd med at være godt forberedt vil det også være en rigtig god ide at inddrage parterne. Det behøver ikke være med ideudvikling, som skal blive til noget. Men tag dem med under procesudviklingen, og lad dem gerne komme med ideer og kommentarer.
Vi vil alle sammen være med til danne en succesfuld fremtid og i et spændende miljø.